Kineo
Dando forma al futuro del aprendizaje
Se estima que hasta el 75% de los proyectos de tecnología fracasan *, una estadística significativamente estresante para cualquier equipo de L&D cuando se enfrenta a un nuevo sistema tecnológico. Invertir en un sistema de gestión de aprendizaje (LMS), o en cualquier tecnología diseñada para apoyar la estrategia de capacitación, conlleva un riesgo significativo tanto para el negocio como para la reputación personal. Sin embargo, a menudo las razones del error tienen poco que ver con el software en sí. A continuación, te contamos los 10 errores más comunes de los proyectos de tecnología de L&D:
* Investigación de Gartner de marzo de 2016
1. No definir objetivos claros
Antes de iniciar la búsqueda de una solución tecnológica es necesario tener claros tus objetivos. ¿Qué desafíos quieres resolver? ¿Qué quieres lograr y cómo sabrás que se han cumplido esos objetivos? Iniciar un proyecto sin tener objetivos claros y mensurables solo puede generar confusión y costos. Debes articular cada expectativa para encaminarla a su cumplimiento.
2. Mala gestión de proyectos
Tener mal manejo de la gestión de proyectos, puede resultar muy perjudicial para la organización. Para garantizar el éxito de un proyecto, debes dedicar la habilidad, el tiempo y los recursos adecuados. Con demasiada frecuencia se les pide a los empleados que apoyen en proyectos además de sus responsabilidades habituales. Esto puede llevar a una falta de enfoque y a una ampliación de los plazos de entrega.
Con frecuencia se pide a las personas que gestionen proyectos de implementaciones complejas como una "oportunidad de desarrollo".La gestión de proyectos es una habilidad, y si no tienes una mano con experiencia en el timón puede ser poco realista y carecer de detalles.
3. Pensar que la tecnología solucionará el problema
La mayoría de las organizaciones ya cuenta con una solución tecnológica, pero con frecuencia piensan que lo que necesitan para resolver su problema es un componente tecnológico de remplazo. Los proyectos que ven la tecnología como la solución más que como un facilitador están condenados al fracaso desde el principio. La tecnología por sí sola no puede solucionar todos los problemas a menos que los procesos y flujos de trabajo de la organización sean eficaces.
4. Complicar demasiado tus requisitos
Intentar entregar todo a la vez, en una sola solución, es el factor que a menudo impide que los proyectos despeguen. Es mejor adoptar, con la entrega, un enfoque gradual para ir adquiriendo habilidades en el uso del sistema antes que crear cualquier funcionalidad nueva.
La incorporación de demasiadas personalizaciones al principio, también puede ralentizar un proyecto y generar costos significativos. Con frecuencia, las organizaciones piensan que necesitan una solución personalizada porque tienen necesidades específicas. Sin embargo, las tendencias recientes indican que las empresas optan por ecosistemas de soluciones listas para usar, se trata de soluciones probadas que ofrecen un buen retorno de inversión. A su vez, las soluciones personalizadas pueden volverse obsoletas a medida que evolucionan las empresas y la tecnología, lo que conlleva con el tiempo, costos de mantenimiento cada vez más altos.
5. Poco entrenamiento
Dedicar tiempo y esfuerzo a proveer suficiente entrenamiento y apoyo es esencial para cualquier implementación exitosa de tecnología. Muchos proyectos de LMS han fracasado debido a la infrautilización de la plataforma. Entrenar bien a tu equipo de capacitación y desarrollo en todos los aspectos de la plataforma significa que la tecnología se utiliza al máximo y se crean experiencias de aprendizaje más atractivas.
Si las experiencias de aprendizaje son deficientes, el efecto dominó es que las tasas de adopción de los usuarios disminuyen y al igual que la satisfacción con el aprendizaje proporcionado. Esto a veces también ocurre no porque la capacitación y el apoyo sean deficientes, sino porque no se brindan en el formato apropiado o en el momento adecuado.
6. Falta de comunicación
Identificar a tus stakeholders o partes interesadas clave y el perfil de usuario al comienzo del proyecto puede ayudar a suavizar el proceso en gran manera. Un flujo continuo de comunicación a lo largo del proyecto, que enfatice nuevamente el alcance y los objetivos, ayuda a construir una red de campeones alrededor de los resultados.
Los mensajes claros a lo largo del proyecto deben ir seguidos de una campaña atractiva interna cuando el proyecto se pone en marcha. Esto ayudará a impulsar el interés y la aceptación. Muchas organizaciones sienten que el trabajo ya está hecho, pero, a menudo, si no se hace esto podría conducir a un desplome de las tasas de participación y conciencia. Las comunicaciones deben ser un programa continuo durante todo el año.
7. No dedicar suficiente tiempo a la depuración y configuración de datos
Otro motivo de una mala utilización son los datos incompletos o incorrectos. A menudo, al implementar un nuevo LMS, no se trabaja mucho para garantizar que los datos se actualicen y depuren. Esto crea una experiencia de usuario deficiente e impacta la confianza en la calidad de la tecnología de la plataforma, lo que a su vez disminuye la aceptación y satisfacción del usuario.
Una función de marketing no puede ejecutar campañas exitosas si los datos son inexactos. Lo mismo aplica para el aprendizaje. Asegúrate de dedicar tiempo a verificar y probar los datos antes de la puesta en funcionamiento.
8. Cambios no planificados
Todos los proyectos están sujetos a cambios una vez que están en marcha. Los planners más disciplinados no siempre pueden prever todo lo que pueda surgir una vez que comienza el trabajo. Planificar el cambio y establecer un proceso para manejarlo es la clave para mantener el proyecto dentro del alcance y el presupuesto.
Cada cambio realizado tendrá un impacto en los costos y el tiempo. Es esencial evaluar cada cambio para determinar si los beneficios superan el impacto de incluirlo.
9. Testeo insuficiente
Una plataforma inestable que no ha sido suficientemente probada podría demorar la entrega o incluso afectarla si la plataforma se pone en funcionamiento. Sobre todo, en el caso de las soluciones LMS que conllevan una personalización significativa o numerosas integraciones.
Dado que tu LMS es un sistema que aloja información confidencial de tus empleados, asegurarte de que la seguridad de los datos esté lo suficientemente probada y funcione como se diseñó es crucial para cualquier decisión antes de la ejecución. Descuidar la fase de prueba, o tener una fase de prueba muy ligera, puede aumentar el riesgo de que el LMS no funcione bien y generar insatisfacción en los usuarios.
10. Falta de apoyo en el seguimiento
Encontrar el proveedor de aprendizaje digital adecuado al momento de ejecutar tu LMS es la decisión más importante. Con frecuencia, un proveedor te ofrecerá una solución tecnológica, pero es posible que carezca de experiencia en diseño de aprendizaje, soporte de formación o medición de impacto. Si no pueden comprender tu negocio y tus objetivos de capacitación, la implementación del software será un fracaso.
Seleccionar un proveedor que diseñe la solución tecnológica para ti, pero que posterior a la implementación solo proporcione un servicio de”arreglar y hospedar”, sólo te llevará a la mitad del camino y es poco probable que te des cuenta de los beneficios de tu proyecto.
Lanzar tu LMS es solo el primer paso: un gran proveedor te apoyará con tu capacitación, comunicaciones y hoja de ruta futura. Elije sabiamente y tanto tu como tu organización cosecharán las recompensas.
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